文书档案管理办法 文书档案管理办法
一、管理职责
(一)认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。
(二)对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。
(三)集中统一管理机关各种门类和载体的档案。
(四)开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。
(五)在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。
(六)按规定向省档案馆移交应进馆的档案。
(七)根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。
(八)办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
(九)负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。
二、立卷归档
(一)归档范围 凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。
(二)归档要求
1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。
2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。
3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。
4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。
5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。
(三)归档时间
1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。
2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。
3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。
三、档案利用
(一)本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。
(二)查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。
(三)不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。
(四)需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。
(五)本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意;财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。
四、档案保管
(一)档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。
(二)档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。
(三)档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。 (四)档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14-24度，相对温度45-60%的范围内。
(五)档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。
(六)档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
五、档案统计
(一)为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。
(二)按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。
(三)建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。
(四)统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。
(五)定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。
六、档案鉴定和销毁
(一)以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。
(二)保管期满的档案(长期和短期)如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。
(三)销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。
