一、电源额定值应选择200~240v，50Hz，8A以上，电压过高过低造成复印机不能正常使用，其它设备不要与复印机在同一线路，用接地三相插座，电源线勿折勿压，关机后再拔电源线。
二、选择通风干燥处装机，梅雨季节或阴雨天一定要保持室内空气干燥，保证复印纸的干燥
三、细心爱护办公设备，勿让曲别针等金属件掉入机内，勿在机器上放重物，勿将装有液体的容器放在复印机上或机器周围
四、以下情况请关闭电源开关，晚上下班停电，节假日或常时间不用机器时请拔下电源插头
五、遇下列情况请立即关掉电源并请维修员维修机器，出现故障代码，机器出现异声和异味，机器被水或其他液体淋湿，机器被发现外壳过热
六、使用假墨粉的危害，墨粉的主要成分并不是由碳组成，而大数是由树脂和粘合剂组成，在复印和打印过程的最后一道程序中，墨粉经150--200高温融化纸纤维中，树脂被氧化成带有刺激气味的气体，这就是大家所认识的臭氧气。正品墨粉中的是不含致癌物质的，而平时大家所用的“代用粉”(即假粉)从外观上虽无多大差别，但内容却大相径庭了。
根据世界权威性的“环境化学”所公布结果，劣质墨粉采用碳黑作原料，多含有多环芳险系列及二甲基硝胶等物质，它们分别为三、四号致癌物质，这些物质在定影加热时挥发出来，将直接被人体吸收，危害操作者的健康。除了危害人体外，假粉还会对复印机和打印机造成不良后果，通常出现底灰加重，深浅不均，使用张数减少，鼓的磨损增大，降低寿命，定影辊上易沾墨粉，机器内的粉坐落于电路板上，造成短路，烧毁器件，造成整机损害，最严重的是显影过程中的色粉传感器将错误的数据传到主权中，使主板严重受损，造成整机瘫痪。
七、如何选购复印纸，大家在选购复印纸时，往往着眼于纸张的外观特性，如纸张的白度，厚度，约项的均匀度，裁剪的整齐度等等。而常常忽视了纸张的内在性能对复印机配件及整机寿命的影响，对人体的危害，以及对复印，打印效果的影响。
选择中性纸，选择粉白纸，选择不是太光滑、微涩的复印纸，选择硬度适中的复印纸
八、劣质复印纸的危害，含酸性，严重腐蚀硒鼓、辊等，卡纸、传送系统卡纸(滑石粉及纸毛包裹搓纸轮) ，磨损鼓、粉尘吸附去鼓表面，磨擦大，造成磨损严重，鼓寿命降低 ，复印件变黑，字迹模糊，出纸部位卡纸，印件褶皱不平，复印机内部变脏灰尘增大。
九、复印机不用时是关掉好还是处于节能状态好，一般认为，复印完成后应把复印机关掉，不消耗电能，省电，但经常开关机时，机器某些部件的寿命有影响，而且再次使用需要较长时间等待机器预热，如果使用复印机的自动节能功能，不仅可以使用再次需要复印时的预热进间大大缩短，还可以大降低电能的消耗，因此，在两次复印间隔不超过30分钟，还是使用复印机节能功能为佳。
十、卡纸故障的解决，卡纸故障占复印机故障率的70%--80%，如何正确有效的解决卡纸故障呢?一般复印机在面板部都有卡部位指示灯，只要在机器上找到相应部位，取出卡纸就行了，切不可强拉硬，注意拿卡纸时不要划伤感光鼓。
十一、如何有效减少复印机的卡纸故障率，选用中性复印纸，避免复印纸受潮，洗纸，将纸左右卜下并列对齐 ，复印纸装匣时，一定要放平，经常清洁搓纸，走纸部件易损件按时更换。
十二、复印机为什么要定期维护保养，复印机不同于一般的机器设备，其原理广泛及电子、光学、化学、物理、机械等知识。由于复印机在使用一段时间后，由于光学系统，成象系统及定影系统的污脏及老化，使复印件带脏、带黑有底灰，甚至出现全白等现象，所以，复印机在使用1——2个月就要维护保养，以便能使复印机正常使用，减少故障率。
十三、通常复印件会出现的现象
1、复印件底灰严重
2、复印件折皱不平
3、复印件全白，全黑
4、复印件字变模糊
5、复印件纵向及横向线条
